Introducción
En Zolutium, sabemos lo importante que es para ti gestionar eficazmente las citas y reuniones con tus clientes. Por eso, te ofrecemos una herramienta poderosa para configurar automatizaciones avanzadas de recordatorios en tus calendarios. Esta guía paso a paso te ayudará a configurar un flujo que envía confirmaciones y recordatorios automáticos para asegurar la asistencia y mejorar la experiencia de tus clientes.
Requisitos previos
Acceso a la plataforma Zolutium con permisos para editar automatizaciones.
Calendarios configurados previamente en tu cuenta.
Conocimiento básico de las etapas y etiquetas en el CRM.
Paso 1: Acceder a la sección de Automatizaciones
Inicia sesión en tu cuenta de Zolutium.
En el menú lateral izquierdo, selecciona Automatizaciones.
Localiza la automatización llamada “Calendario Recordatorios” o crea una nueva si prefieres.
Haz clic para abrirla y comenzar la edición.
Paso 2: Configurar el disparador (trigger) de la automatización
El disparador determina cuándo se ejecutará la automatización.
Dentro del editor, selecciona el disparador actual o crea uno nuevo.
Configura el disparador para que se active cuando un cliente agenda una reunión en un calendario específico.
Aplica el filtro para elegir el calendario correspondiente (ejemplo: “Citas Asesoría”).
Guarda los cambios.
Paso 3: Actualizar la etapa del cliente en el CRM
Para mantener actualizados los registros de tus clientes:
Dentro de la automatización, encuentra la acción que crea o actualiza una oportunidad.
Selecciona la etapa que represente el estado actual del cliente (por ejemplo, “Agendado” o “En Proceso”).
Completa el nombre de la oportunidad.
Asegúrate que el estado quede como “Abierto” para seguir el seguimiento.
Guarda la acción.
Paso 4: Aplicar etiquetas personalizadas
Las etiquetas te ayudarán a clasificar rápidamente los leads que han agendado:
Agrega una acción para añadir etiquetas (ejemplo: “Lead Agendado”).
Puedes usar etiquetas para segmentar o filtrar clientes más adelante.
Guarda la configuración.
Paso 5: Configurar notificaciones internas para el equipo
Mantén informado a tu equipo sobre nuevas citas agendadas:
Añade una acción para enviar notificaciones internas.
Selecciona los canales: plataforma, correo, aplicación móvil o WhatsApp (usando la integración con SMS y WhatsApp QR).
Define el mensaje para el equipo, indicando detalles de la cita.
Elige a quién se enviarán estas notificaciones (asesor asignado, equipo completo, etc.).
Guarda la configuración.
Paso 6: Programar los recordatorios automáticos para clientes
Garantiza que tus clientes reciban avisos oportunos:
Crea múltiples acciones para enviar recordatorios en diferentes momentos previos a la cita (ejemplo: 48 horas, 24 horas, 3 horas antes).
Personaliza los mensajes para cada recordatorio, usando plantillas o textos personalizados.
Puedes enviar recordatorios vía correo electrónico y WhatsApp.
Guarda cada acción y verifica la configuración.
Paso 7: Activar y publicar la automatización
Revisa toda la automatización para confirmar que todos los pasos estén correctamente configurados.
En la parte superior derecha, activa la automatización con el interruptor de estado.
Guarda y publica los cambios.
¡Listo! Ahora, cada vez que un cliente agende una reunión en el calendario seleccionado, se activará la automatización enviando confirmaciones, actualizando estados, etiquetando y enviando recordatorios.
Automatización complementaria: Seguimiento a clientes que no asisten (No Show)
Zolutium también te permite dar seguimiento automático a clientes que no asistieron a su cita:
Abre la automatización llamada “Seguimiento No Show”.
Configura el disparador para detectar citas no atendidas y los mensajes de seguimiento que deseas enviar.
Establece etapas y etiquetas para marcar clientes No Show y facilitar su recontacto.
Programa mensajes personalizados por correo o WhatsApp para motivar la reprogramación.
Activa la automatización.
Preguntas frecuentes
¿Puedo configurar recordatorios para varios calendarios?
Sí, puedes crear automatizaciones independientes para cada calendario con diferentes mensajes y tiempos de recordatorio.
¿Se pueden personalizar los mensajes?
Totalmente. Puedes editar las plantillas y crear mensajes que reflejen el tono de tu empresa.
¿Qué pasa si el cliente cancela la cita?
Puedes crear una automatización para gestionar cancelaciones y enviar mensajes específicos de reprogramación o seguimiento.