En esta guía, exploraremos la acción de flujo de trabajo "Set Event Start Date", una herramienta dinámica que le permite programar tareas y recordatorios dentro de su flujo de trabajo para una gestión precisa de eventos. Esta característica es crucial para mantener seminarios, conferencias o sistemas de notificación personalizados bien organizados.
La acción "Set Event Start Date/Time" es una herramienta dentro de un sistema de gestión de flujo de trabajo que le permite definir una fecha y hora específicas para servir como punto de referencia para pasos posteriores en su flujo de trabajo. Es especialmente útil para la programación de tareas, recordatorios o acciones que deben ocurrir antes o después de un evento en particular.
Una vez que se establece esta acción, puede utilizar los pasos de "Espera" en su flujo de trabajo para esperar tiempo de Evento/Aepsculpido para detener la ejecución hasta una hora especificada en relación con esta fecha del evento. Por ejemplo, podrías configurar recordatorios para salir varios días antes de un evento o programar una acción de seguimiento durante varios días después del evento.
Esta herramienta ofrece flexibilidad y automatización, lo que permite una gestión de tiempo eficaz dentro de su flujo de trabajo. Es particularmente valioso para la gestión de seminarios web, conferencias, reuniones y eventos.
Cuáles son los beneficios de esta característica?
La acción "Configuración de inicio de evento/tiempo" ofrece varios beneficios prácticos para la gestión de flujos de trabajo y eventos:
Programación automatizada: Esta acción le permite programar tareas, recordatorios o correos electrónicos para que ocurran en momentos específicos en relación con un evento automáticamente. Esto puede reducir en gran medida el trabajo manual y asegurar que nada se pase por alto o se olvide.
Recordatorios oportunos: Si gestiona eventos como seminarios web o conferencias, esta acción puede enviar automáticamente recordatorios a los asistentes un cierto número de días u horas antes de que comience el evento, aumentando las tasas de compromiso y asistencia.
Acciones de seguimiento: También puede utilizar esta acción para programar tareas de seguimiento o comunicaciones después de un evento. Por ejemplo, podría enviar automáticamente una encuesta o un correo electrónico de agradecimiento varios días después de un evento.
Flexibilidad: La acción "Conjunto Eventar Inicio Fecha/Tiempo" no se limita a fechas específicas. Se puede utilizar con cualquier campo relacionado con la fecha, por lo que podría configurarlo para activar tareas basadas en fechas individuales de clientes, como fechas de renovación o cumpleaños.
Eventos recurrentes: También puede manejar eventos recurrentes. Por ejemplo, si ejecutas seminarios web semanales, puedes configurar tu flujo de trabajo para enviar automáticamente recordatorios cada semana y luego reiniciar la fecha del evento para la semana siguiente.
Acciones específicas del tiempo: Algunas acciones tienen que ocurrir en un momento específico, como una publicación en redes sociales o un anuncio de ventas. Esta acción le permite programar esas acciones con precisión.
Cuáles son algunos casos prácticos de uso de esta Acción de Flujo de Trabajo?
Webinar Management: Si estás organizando un seminario web, puedes usar la acción "Set Event Start Date/Time" para especificar la fecha y hora del webinar. A continuación, puede añadir los pasos de "Esperar el tiempo de evento/escritura" para enviar correos electrónicos recordatorios a la semana, un día y una hora antes de que comience el webinar. Un correo electrónico de seguimiento podría ser programado para salir un día o dos después del evento para agradecer a los participantes y compartir recursos adicionales.
Renovaciones de suscripción: Para un servicio con renovaciones anuales, puede emparejar esta acción con un campo de fecha personalizada para la fecha de renovación de cada cliente. Utilizando los pasos de "Espera el tiempo de designación de eventos/aperturbimientos", los recordatorios pueden salir un mes, una semana y un día antes de la fecha de renovación de cada cliente, empujándolos a renovar y proporcionando las instrucciones necesarias.
Planificación de conferencias: Al organizar una conferencia, fije la fecha de la conferencia como la fecha de inicio del evento y utilice "Espera el tiempo de designación de eventos" pasos para automatizar las comunicaciones como recordatorios tempranos de registro de aves, recordatorios de compra de entradas, horarios de eventos o actualizaciones de última hora.
Paseaje Promociones: Para las empresas que ofrecen promociones especiales para los cumpleaños de los clientes, esta acción se puede emparejar con un campo personalizado para el cumpleaños de cada cliente. Se puede dar un paso de "Esperar el tiempo de reunión/estimación" para enviar un saludo de cumpleaños y un descuento especial de cumpleaños.
Lanzamiento de productos: Si está lanzando un nuevo producto, la fecha de lanzamiento se puede establecer como fecha de inicio del evento. Puede configurar una serie de pasos de "Espera para el Evento/Appointment Time" para enviar correos electrónicos de teaser que conduzcan al lanzamiento, un anuncio de lanzamiento en el día y comunicaciones de seguimiento después del lanzamiento.
Sesiones de entrenamiento: Si estás proporcionando sesiones de entrenamiento, usa la acción "Establecer Fecha de inicio de evento/tiempo" para marcar el inicio de la sesión. Luego, utilice los pasos de "Espera para el Evento/Tiempo de Nombramiento" para enviar detalles de la sesión, recordatorios unos días antes de la sesión, y recordatorios de última hora una hora antes de que comience. También puede programar un correo electrónico de seguimiento para compartir grabaciones de sesión o materiales.
Pruebas de producto: Para un producto o servicio con un período de prueba gratuito, puede fijar la fecha de caducidad de la prueba como la fecha de inicio del evento. Utilizando los pasos de "Espera el Tiempo de Evento/Appointment", envía recordatorios a los usuarios a la semana, tres días y un día antes de que expire su prueba, animándolos a comprar la versión completa.
Ventas o Promociones: Si su negocio tiene una venta o promoción, fije la fecha de inicio/hora de la venta como fecha de evento. A continuación, puede programar los pasos de "Esperar el Evento/Appointment Time" para enviar correos electrónicos teaser, lanzar la venta y enviar recordatorios de última oportunidad a medida que la venta termina.
Comprobaciones o mantenimiento anual: Si su negocio implica chequeos o mantenimiento anuales, como un negocio de HVAC o una oficina de dentista, puede establecer la próxima fecha de cita de cada cliente como fecha de inicio del evento. A continuación, utilice los pasos de "Esperar el Evento/Appointment Time" para recordar a los clientes su próxima cita y hacer un seguimiento después.
Plazos del proyecto: Si estás gestionando un proyecto con un plazo específico, puedes usar la acción "Establecer Fecha de inicio de evento/Tiempo' para marcar el plazo y luego utilizar los pasos de "Esperar el Tiempo de Evento/Aplogment" para enviar recordatorios o tareas al equipo en el período previo a la fecha límite.
Cómo usar la acción de fecha de inicio del evento?
Paso 1: Agrega la acción de inicio de evento/tiempo a tu flujo de trabajo
Navígate al flujo de trabajo específico que desea modificar.
Añada la acción "Set Event Start Date/Time" y prepárese para personalizar la acción.
Paso 2: Personalizar la fecha/temporada de inicio del evento
Usted suele tener opciones para el tipo como Campo Personalizado, Fecha/Tiempo Específico o Día Específico.
Para los Campos Personalizados, puede utilizar los valores personalizados de la tabla de fecha personalizado precreído para indicar al flujo de trabajo qué fecha del evento desea especificar.
Tenga en cuenta:
La acción "Set Event Start Date/Time" a menudo le permite utilizar una variedad de formatos de fecha y tiempo. Estos son algunos formatos que se aceptan comúnmente: MM-DD-YYYYYYYH:MM: Este formato incluye el mes (MM), el día (DD) y el año (YYYYY), seguido del tiempo en formato 24 horas (HH:MM). Por ejemplo, el 21 de diciembre de 2021 a las 8:30 AM se escribiría como 12-21-2021 08:30. DD-MMM-YYYYYYH:MM: Este formato incluye el día (DD), el mes abreviado (MMM) y el año (YYYY, por sus siglas en inglés), seguido por el tiempo en formato 24 horas (HH:MM). Por ejemplo, el 21 de octubre de 2021 a las 8:30 AM sería escrito como 21-OCT-2021 08:30.
Seleccione la opción que desea utilizar y llene la información necesaria. Por ejemplo, si seleccionas una fecha y una hora específicas, tendrás que introducir la fecha y hora exactas para el evento.
Guarde la acción para añadirlo a su flujo de trabajo.
Paso 3: Agregar una espera para el evento/Appointment Time Action
Después de configurar la fecha/hora de inicio del evento, agregue una acción de "Esperar el Tiempo de Evento/Apdesign" en su flujo de trabajo.
Establezca la acción para esperar hasta un cierto número de días/horas/minutos antes o después de la fecha de inicio del evento.
Por ejemplo, si usted estableció esto a 2 días antes, el flujo de trabajo esperará y desmanda la siguiente acción 2 días antes de la fecha de inicio de evento programada.
Tenga en cuenta:
La acción de espera para Event/Appointment Time Action tiene algunas configuraciones adicionales. Tiempo de evento / cita: Este campo normalmente se relaciona con el evento o cita que ha establecido con la acción "Establecer Evento Fecha/Tiempo". La acción de "Esperar" se mantendrá hasta el momento especificado en relación con este evento o cita. UNTIL - Cuando: Esta configuración le permite establecer el tiempo de espera hasta que se produzca la siguiente acción. Esto se basa en un período de meses, días, horas y minutos. Por ejemplo, podrías fijar esto para esperar hasta 2 días y 3 horas antes de la hora del evento. Los valores que superen el límite máximo se distribuirán a las unidades más grandes del tiempo. Por ejemplo, si se introduce 60 minutos, se convertirá a 1 hora. SI EL TIMING OF This WAIT STEP ESTO ES ALREADY IN THE PAST, HOW SHOULD THE CONTACT PROCEED? : Esta configuración determina cómo el sistema debe manejar instancias donde el tiempo de espera ya está debido. Las opciones suelen incluir: Pasa al siguiente paso: El flujo de trabajo se saltará la espera y se procederá al siguiente paso en el flujo de trabajo. Pasa a un paso específico: El flujo de trabajo se saltará la espera y se moverá a un paso específico que designe. Omitir todas las acciones de comunicación salientes, hasta la próxima espera o la acción de inicio de evento: El flujo de trabajo se saltará cualquier acción que implique el envío de comunicación (como correos electrónicos o SMS) hasta que encuentre la próxima acción "Esperar el Evento/Apéndice de Apéuto" o la acción "Aceptar Evento Fecha/Tiempo".
Guarde la acción para confirmar sus cambios.
Recuerde, estas acciones son repetibles dentro del flujo de trabajo. Puede agregar múltiples acciones de "Espera el Tiempo de Evento/Aebación" para crear eventos que conduzcan o sigan la fecha de inicio de evento.
Preguntas frecuentes
P1: Puedo usar la acción "Set Event Start Date/Time" para eventos recurrentes?
A1: Sí, es típicamente posible usar esta acción para eventos recurrentes. Puede configurar la fecha/tiempo de inicio de evento para primera instancia y luego utilizar una acción "Vaya a" para volver al inicio del flujo de trabajo para instancias posteriores.
P2: Puedo establecer varias fechas de inicio de evento/Tiempos en el mismo flujo de trabajo?
A2: Por lo general, puede agregar varias acciones de "Establecer Evento Fecha/Tiempo" dentro del mismo flujo de trabajo. Cada uno podría corresponder a un evento o cita diferente, y usted podría utilizar los pasos correspondientes de "Espera el tiempo de designación de Evento/Apronamiento" para crear acciones relativas a cada fecha/hora de inicio.
P3: Qué sucede si un contacto entra en el flujo de trabajo después de que haya pasado la fecha/tiempo de inicio de evento?
A3: El comportamiento depende de la configuración de la acción "Espera el Tiempo de Evento/Appointment". Si lo estableces para "Muévete al siguiente paso" o "Muévete a un paso específico", el contacto saltaría más allá de la acción de espera. Si lo estableces para "Equipar todas las acciones de comunicación saliente, hasta la próxima espera o Event Start Date action", se saltarían los pasos de comunicación de salida hasta que se encuentren con la siguiente espera o comiencen la acción de fecha/hora.
P4: Puedo usar la acción "Configuración de inicio de evento/tiempo" acción de "Esperar la hora de designación" correspondiente de "Esperar la hora de designación"?
A4: No sería muy útil cuando técnicamente podrías fijar una fecha/hora de inicio de evento sin una acción posterior de "Esperar el Evento/Apellible Tiempo". El propósito principal de la acción "Set Event Start Date/Time" es establecer un punto en el tiempo al que otras acciones puedan referirse.
P5: Si mis ajustes de flujo de trabajo están configurados para respetar los husos horarios de contacto, cómo afecta eso a la acción "Set Event Start Date/Time"?
A5: Si su herramienta de gestión de flujo de trabajo admite husos horarios, normalmente establecería la fecha/tiempo de inicio de evento en su zona horaria, y la herramienta lo ajustaría en función de la zona horaria de cada contacto. Si el flujo de trabajo no tiene información de zona horaria para un contacto, normalmente usaría el huso horario de su cuenta por defecto.