Email Two Way Sync es una característica que permite la sincronización de correos electrónicos entre el CRM y un cliente de correo electrónico, en ambas direcciones. Cualquier correo electrónico enviado, recibido o actualizado en una plataforma se sincroniza automáticamente con la otra, asegurando que todos los datos relevantes estén disponibles en ambos lugares. Esto es actualmente compatible con Gmail y Outlook.
Cubierto en este Artículo:
¿Qué es la sincronización de dos vías de correo electrónico?
Los usuarios pueden conectar sus cuentas de correo electrónico personales de Gmail o Outlook y sincronizar correos electrónicos salientes y entrantes entre el CRM y sus cuentas personales de Gmail o Outlook. Los usuarios pueden usar sus cuentas de correo electrónico para enviar, recibir y rastrear correos electrónicos.La sincronización se establecerá entre ambas plataformas en diferentes circunstancias.
Perspectiva:
Cuando se inicia un hilo de correo electrónico desde el CRM (primer mensaje saliente). Todos los correos electrónicos posteriores en el hilo se sincronizarán entre ambas plataformas. Esta característica es una configuración a nivel de usuario y no afecta a otros usuarios en la subcuenta.
Gmail:
Hay dos casos de cómo se puede establecer la sincronización.
1. Puede enviar un contacto por correo electrónico desde el CRM para iniciar la sincronización entre ambas plataformas.
2. Gmail Sync también funciona si un contacto ya guardado en el CRM envía un correo electrónico al Usuario (que tiene Gmail Two Way sync integrado) en su dirección de correo electrónico de Gmail. El correo electrónico se sincronizaría en la pestaña de conversaciones. El contacto también debe asignarse al usuario de antemano.
Tenga en cuenta
Si el usuario se añade a varias subcuentas y ha integrado la misma cuenta de Gmail para la sincronización de dos vías de Gmail en todas esas cuentas, el correo electrónico del contacto irá a la pestaña de conversaciones de todas esas subcuentas, pero solo conservaremos la instancia de ese contacto en esa subcuenta a la que el usuario responde. La sincronización se romperá para todas las demás instancias.El filtro adicional de usuario asignado al contacto existente también se asegura de que la conversación no vaya a subcuentas a las que el contacto no pertenece.
Pasos para conectarse
Por favor vaya a las subcuentas Configuración página. Ir al Perfil tab y luego el General pestaña y desplácese hacia abajo hasta la sección Correo electrónico (sincronización de 2 vías)
Por favor Nota:
Solo verá la pestaña Perfil si se agrega a la subcuenta para la que está viendo en ese momento.
Sincronización de dos vías de Gmail:
Allí, si desea utilizar Gmail Two Way Sync, seleccione Gmail two sync y presione Conectar.
A continuación, le pedirá que elija una de las cuentas de Gmail disponibles en ese navegador o le pedirá que conecte una cuenta de Gmail; seleccione la que necesita; conectar una nueva cuenta requerirá que ingrese las credenciales de esa cuenta en la ventana emergente.
Conexión luego le preguntará qué permisos está permitiendo que LeadConnector tenga en su cuenta de Gmail; asegúrese de permitir todo y luego presione habilitar continuar:
Una vez que golpeas, Continuar, verá su cuenta de Gmail deseada conectada en la pestaña Sincronización de Email Two Way:
Límites de tarifas de Google
¿Cómo funciona la sincronización de 2 vías de Gmail entre el CRM y su cuenta de correo electrónico?
Hay dos casos de cómo se puede establecer la sincronización.
1. Puede enviar un contacto por correo electrónico desde el CRM para iniciar la sincronización entre ambas plataformas.
2. Gmail Sync también funciona si un contacto ya guardado en el CRM envía un correo electrónico al Usuario (que tiene Gmail Two Way sync integrado) en su dirección de correo electrónico de Gmail. El correo electrónico se sincronizaría en la pestaña de conversaciones. El contacto también debe asignarse al usuario de antemano.
Tenga en cuenta
Si el usuario se añade a varias subcuentas y ha integrado la misma cuenta de Gmail para la sincronización de dos vías de Gmail en todas esas cuentas, el correo electrónico del contacto irá a la pestaña de conversaciones de todas esas subcuentas, pero solo conservaremos la instancia de ese contacto en esa subcuenta a la que el usuario responde. La sincronización se romperá para todas las demás instancias.El filtro adicional de usuario asignado al contacto existente también se asegura de que la conversación no vaya a subcuentas a las que el contacto no pertenece.
El correo electrónico enviado aparecerá en la bandeja de entrada enviada de la cuenta integrada de Gmail:
Por favor Nota:
Gmail solo admite ~500 correos electrónicos por día y los correos electrónicos más allá de eso no tendrán éxito.
Todos los mensajes posteriores en el hilo de correo electrónico estarán sincronizados. Saliente los correos electrónicos de su correo electrónico se reflejarán en el CRM y viceversa.
Por favor Nota:
El límite de tamaño de archivo adjunto compatible para la sincronización de Gmail Twoway es25 MB.
Sincronización de dos vías de Outlook:
Si desea utilizar la sincronización de Outlook Two Way, seleccione Perspectiva en Correo electrónico (sincronización de 2 vías) como su proveedor de correo electrónico y haga clic en Conectar.
Complete la autorización ingresando sus credenciales de ID de correo electrónico de Outlook.
Aprobar los permisos solicitados para Conector de Plomo:
En la página de perfil, desplácese hacia abajo hasta la sección Correo electrónico (sincronización de 2 vías) para ver su correo electrónico en el estado de la conexión.
¿Cómo funciona la sincronización de Outlook 2 vías entre el CRM y su cuenta de correo electrónico?
Debería enviar un correo electrónico a un contacto desde el CRM para iniciar la sincronización entre ambas plataformas.
Tenga en cuenta
El primer correo electrónico saliente debe iniciarse desde el CRM para establecer la sincronización
Todos los mensajes posteriores en el hilo de correo electrónico (iniciado desde el CRM) estarán sincronizados. Saliente
los correos electrónicos de su correo electrónico se reflejarán en el CRM y viceversa
Un hilo de correo electrónico iniciado desde su correo electrónico no se sincronizará con el CRM. Solo los hilos de correo electrónico que se formaron a partir del CRM estarán sincronizados. creados
Si se envió un correo electrónico saliente (mientras la sincronización estaba en estado activo) y luego la sincronización se desconectó del CRM, los mensajes posteriores en el hilo dejarán de sincronizarse. Esto también dejará de sincronizar los nuevos correos electrónicos salientes enviados desde el CRM.
Tenga en cuenta
Adjuntos de hasta 3 MB el tamaño funciona en esta sincronización, cualquier archivo adjunto más grande que este tamaño hará que el mensaje no se sincronice. Tipos de archivos compatibles: JPG, JPEG, PNG,MP4, MPEG, ZIP, RAR, PDF,DOC,DOCX, TXT
Otras funcionalidades para Outlook y Gmail Two-Way Sync
Actualizar Correo electrónico:
Esto ayuda a los usuarios a cambiar su ID de correo electrónico conectado a otro sin desconectar la conexión anterior.
Los nuevos correos electrónicos salientes del CRM comenzarán a sincronizarse con la dirección de correo electrónico recién agregada. Los próximos mensajes en el ID de correo electrónico previamente conectado (mismo hilo) dejarán de sincronizarse entre el CRM y el correo electrónico personal.
Desconectar Correo electrónico:
Esto ayuda a los usuarios a desconectar su conexión y detener la sincronización con el CRM. La desconexión posterior, los correos electrónicos o los mensajes no se sincronizarán entre ambas plataformas.
Dirección BCC
Puede incluir la dirección BCC en el campo CC o B al enviar un correo electrónico desde Gmail/Outlook. Hacerlo agregará automáticamente el contacto y conversación para su CRM, agilizando la comunicación y asegurando que todos los datos relevantes estén centralizados. En el futuro, cualquier correo electrónico recibido de este contacto en el nivel de bandeja de entrada de Gmail/Outlook se sincronizará automáticamente con CRM.
¿La sincronización bidireccional solo funciona con correos electrónicos individuales o correos electrónicos y flujos de trabajo masivos?
Cómo funciona el mapeo de dominio del remitente para diferentes tipos de correos electrónicos:
Correo Electrónico Individual: Al conectar una cuenta de correo electrónico personal (Gmail), el ID de correo electrónico de Gmail se considerará el dominio del remitente para los correos electrónicos que el usuario envía para correos electrónicos individuales. Los correos electrónicos individuales se envían directamente desde Gmail cuando se activa la sincronización de 2 vías para el usuario. Tenga en cuenta que Google establece un límite de 500 correos electrónicos diarios, lo que se aplica a esta funcionalidad.
Correo electrónico masivo: Esto continuará enviándose desde el proveedor de correo electrónico de nivel de subcuenta. La sincronización de 2 vías no afectará esto.
Flujo de trabajo y automatización: En términos de correos electrónicos automatizados, se envían desde proveedores de nivel de subcuenta. Esta disposición integra a la perfección sus flujos de trabajo de CRM automatizados y el sistema de envío de correo electrónico.
Por favor Nota:
Con esta configuración, los usuarios pueden aprovechar la sincronización de 2 vías para sus correos electrónicos uno a uno y al mismo tiempo enviar correos electrónicos masivos con éxito. El límite impuesto por Gmail de 500 correos electrónicos por día se aplica solo a correos electrónicos individuales, por lo que los usuarios pueden enviar correos electrónicos masivos a través de LeadConnector/SMTP sin preocuparse por alcanzar este límite. Esta es una característica de diseño reflexiva, que permite a los usuarios realizar campañas masivas de correo electrónico sin verse limitados por el límite diario de correo electrónico de Gmail.
Preguntas Frecuentes (Gmail solamente)
¿Qué sucede con los correos electrónicos recibidos de contactos existentes?
Todos los correos electrónicos entrantes de contactos existentes se reflejarán en su bandeja de entrada de CRM y Gmail/Outlook. Esta sincronización bidireccional garantiza un registro completo de toda su comunicación en ambas plataformas.
¿La eliminación de una cuenta sincronizada eliminará los correos electrónicos existentes?
No, eliminar una cuenta sincronizada no eliminará ningún correo electrónico existente. Sus correos electrónicos previamente sincronizados permanecerán intactos, y la sincronización solo afectará a los nuevos correos electrónicos enviados o recibidos después de que se elimine la cuenta.
¿Se sincronizan los nuevos correos electrónicos después de eliminar una cuenta?
Los nuevos correos electrónicos enviados o recibidos después de eliminar la cuenta no se sincronizarán entre CRM y Gmail/Outlook. La sincronización entre las dos plataformas continuará para los correos electrónicos existentes, y los nuevos correos electrónicos no se incluirán en la sincronización.
¿Se sincronizarán todos mis contactos existentes en Gmail con el CRM?
Sí, la sincronización de dos vías identifica y sincroniza los contactos existentes de Gmail con el CRM. Los correos electrónicos entrantes de estos contactos se rellenan automáticamente bajo el contacto respectivo, pero los correos electrónicos anteriores (antes de que se conecte la integración) no se pueden sincronizar.
¿Qué sucede cuando se recibe un nuevo correo electrónico de un contacto?
Los nuevos correos electrónicos entrantes de contactos existentes se reflejarán como nuevos correos electrónicos en el CRM y Gmail. Si el correo electrónico pertenece a un hilo de conversación existente, se mostrará como un nuevo correo electrónico dentro del mismo hilo.
¿Qué sucede con los correos electrónicos enviados desde el CRM o Gmail?
Los correos electrónicos salientes enviados desde el CRM se registrarán automáticamente en la carpeta Enviado del correo sincronizado. Por el contrario, los correos electrónicos del proveedor de correo sincronizado aparecerán automáticamente en las conversaciones del contacto de CRM correspondiente.
¿Cómo se manejan los destinatarios de cc/bcc en la sincronización?
Si un usuario es cc'ed o bcc'ed, o incluido en múltiples destinatarios en Gmail, esta información se refleja bajo el contacto respectivo en el CRM, asegurando una visibilidad completa de todas las comunicaciones. No se crean nuevos contactos para la dirección de correo electrónico CC y BCC.
¿Qué pasa si un contacto envía correos electrónicos a otra persona pero incluye al usuario de CRM?
En este caso, el correo electrónico se reflejará bajo el CRM, asociándolo con el contacto respectivo, manteniendo el historial de conversación completo.
¿Cómo se gestiona el hilo de conversación cuando están involucrados varios destinatarios?
En el caso de múltiples destinatarios (a) en un correo electrónico, el primer contacto se convierte en la pestaña de conversación en el CRM. Todos los correos electrónicos posteriores aparecerán en este hilo.
¿Qué pasa si existe el mismo contacto en varias ubicaciones para la misma dirección de correo electrónico sincronizada?
El correo electrónico que se origina en el CRM se reflejará solo en la ubicación respectiva. Las respuestas posteriores y la comunicación también deben ser específicas de esa ubicación. Sin embargo, los correos electrónicos de un contacto al usuario de CRM deben reflejarse en todas las ubicaciones.
¿Qué es Bcc Address y cómo funciona?
Puede incluir la dirección BCC en el campo Cc o Bcc al enviar un correo electrónico desde Gmail/Outlook. Esto agrega automáticamente la conversación y el contacto en el CRM, agilizando la comunicación y la gestión de datos.En el futuro, cualquier correo electrónico recibido de este contacto en el nivel de bandeja de entrada de Gmail/Outlook se sincronizará automáticamente con CRM.
¿Cómo se maneja la conexión segura si cambian las credenciales de inicio de sesión de Gmail?
En caso de cambiar las credenciales de inicio de sesión, el CRM requerirá que vuelva a autenticar y volver a sincronizar el correo electrónico para mantener una conexión segura.
¿Qué sucede cuando se reenvía un correo electrónico desde Gmail?
Cualquier correo electrónico reenviado a un contacto existente será tratado como un correo electrónico enviado y sincronizado bajo ese contacto en el CRM.
¿Qué pasa si hay correos electrónicos duplicados con múltiples contactos?
Los correos electrónicos duplicados enviados a múltiples contactos se asociarán con el primer contacto creado en el CRM.