📋 Requisitos previos
Antes de configurar la automatización, asegúrate de contar con:
Acceso a Zolutium con permisos para editar automatizaciones.
Un calendario previamente configurado.
Etapas y etiquetas creadas en el CRM, si deseas utilizarlas.
Un canal de comunicación configurado para enviar los recordatorios.
Si utilizas WhatsApp API, las plantillas que utilizarás deben estar aprobadas previamente por Meta.
⚙️ Paso 1: Acceder a Automatizaciones
Ingresa a tu cuenta de Zolutium.
Dirígete al menú lateral.
Selecciona Automatizaciones.
Busca la automatización Calendario Recordatorios o crea una nueva.
Abre la automatización para comenzar a configurarla.
📅 Paso 2: Configurar el disparador de la cita
El disparador determina cuándo comenzará el flujo.
Dentro de la automatización, selecciona el disparador.
Configúralo para que se active cuando un contacto agende una cita.
Selecciona el calendario que deseas utilizar.
Agrega los filtros necesarios, si corresponde.
Guarda la configuración.
📌 Ejemplo
Si tienes un calendario llamado Citas Asesoría, puedes configurar:
Cliente agenda una cita en "Citas Asesoría"
⬇️
Se activa la automatización
👤 Paso 3: Actualizar la oportunidad del contacto
Puedes utilizar la automatización para actualizar automáticamente la información del cliente en el CRM.
Agrega o edita la acción de crear/actualizar oportunidad.
Selecciona el pipeline correspondiente.
Selecciona la etapa donde deseas colocar al contacto.
Define el nombre de la oportunidad.
Verifica que el estado sea Abierto, si deseas continuar realizando seguimiento.
Guarda la acción.
📌 Ejemplo
Cliente agenda cita → Oportunidad pasa a "Agendado"
Esto permite identificar rápidamente qué contactos ya tienen una cita.
🏷️ Paso 4: Agregar una etiqueta
Las etiquetas permiten identificar y segmentar automáticamente a los contactos que han agendado.
Agrega una acción para añadir etiqueta.
Selecciona la etiqueta que deseas utilizar.
Guarda la acción.
📌 Ejemplo
Cliente agenda cita → 🏷️ Lead Agendado
💡 Después puedes utilizar esta etiqueta en otras automatizaciones o procesos de seguimiento.
🔔 Paso 5: Notificar al equipo
También puedes informar automáticamente al equipo cuando se genere una nueva cita.
Agrega una acción de notificación interna.
Selecciona el canal disponible que deseas utilizar.
Define el mensaje.
Selecciona quién recibirá la notificación.
Guarda la acción.
📌 Ejemplo
📅 Nueva cita agendada
👤 Cliente: {{nombre}}
📆 Fecha: {{fecha}}
⏰ Hora: {{hora}}
⏰ Paso 6: Enviar la confirmación de la cita
La confirmación debe enviarse inmediatamente después de que el cliente agenda la cita.
Flujo:
📅 Cita agendada
⬇️
📲 Enviar confirmación
📲 WhatsApp API
Después del Trigger, agrega la acción de envío de WhatsApp y selecciona una plantilla aprobada por Meta.
Ejemplo:
🎉 ¡Listo {{contact.first_name}}! Tu reunión 1-1 con nuestro equipo está confirmada.
📅 Fecha: {{appointment.only_start_date}}
🕐 Hora: {{appointment.only_start_time}}
🔗 Link de acceso: {{appointment.meeting_location}}
¡Te esperamos! 🚀
⚠️ En WhatsApp API debes utilizar una plantilla previamente aprobada por Meta.
💬 WhatsApp QR
Después del Trigger, agrega la acción correspondiente a WhatsApp QR y configura el mensaje utilizando los elementos disponibles.
Ejemplo:
🎉 ¡Listo {{contact.first_name}}! Tu reunión 1-1 con nuestro equipo está confirmada.
📅 Fecha: {{appointment.only_start_date}}
🕐 Hora: {{appointment.only_start_time}}
🔗 Link de acceso: {{appointment.meeting_location}}
¡Te esperamos! 🚀
⏰ Paso 7: Recordatorio de 24 horas antes de la cita
⏰ Wait de 24 horas antes
Después de enviar la confirmación, agrega una acción Wait (Esperar).
Esta espera debe configurarse para que la automatización continúe 24 horas antes de la cita.
Flujo:
📅 Cita agendada
⬇️
📲 Confirmación
⬇️
⏳ Wait / esperar → 24 horas antes de la cita
Después de enviar la confirmación, agrega una acción Wait (Esperar).
Esta espera debe configurarse para que la automatización continúe 24 horas antes
de la cita.
Luego del wait colocamos la plantilla o mensaje de QR según corresponda
WhatsApp PI:
WhatsApp QR:
Flujo:
📅 Cita agendada
⬇️
📲 Confirmación
⬇️
⏳ Wait → 24 horas antes de la cita
🚀 Paso 8: Activar la automatización
Antes de activarla:
Revisa el disparador.
Verifica el calendario seleccionado.
Comprueba las etapas y etiquetas.
Revisa los tiempos de espera.
Verifica los mensajes.
Si utilizas WhatsApp API, confirma que las plantillas estén aprobadas por Meta.
Realiza una cita de prueba.
Comprueba que los mensajes se envíen correctamente.
Activa la automatización.
⚠️ Importante sobre los Wait
Los Wait son fundamentales para que los mensajes no se envíen todos al mismo tiempo.
❌ Sin Wait:
Cita → Confirmación → Recordatorio 24 h → Recordatorio 1 h
Los mensajes se ejecutarían consecutivamente.
✅ Con Wait:
Cita
⬇️
Confirmación
⬇️
⏳ Wait → 24 h antes
⬇️
Recordatorio 24 h
💡 Recomendaciones
📅 Configura correctamente tus calendarios antes de crear los recordatorios.
⏰ Utiliza diferentes tiempos de recordatorio para reducir las inasistencias.
📲 Prueba siempre los mensajes antes de activar el flujo.
🏷️ Utiliza etiquetas para identificar fácilmente el estado de cada cliente.
📊 Mantén actualizadas las oportunidades del CRM.
📩 Personaliza los mensajes utilizando la información de la cita.
⚠️ En WhatsApp API, utiliza únicamente plantillas aprobadas por Meta para los mensajes que correspondan.
📌 En resumen
Una automatización de recordatorios puede gestionar todo el proceso:
📅 Cliente agenda
⬇️
✅ Confirmación
⬇️
🏷️ Actualizar contacto
⬇️
📊 Actualizar oportunidad
⬇️
🔔 Notificar al equipo
⬇️
⏰ Recordatorio 24 h antes
⬇️