🧩 ¿Qué son las Tareas en Zolutium?
Las Tareas permiten registrar actividades que deben ser realizadas dentro de un período determinado.
Por ejemplo:
📞 Llamar a un cliente.
📩 Enviar información pendiente.
📅 Confirmar una cita.
💰 Realizar seguimiento a una oportunidad.
📝 Preparar una propuesta.
🔄 Contactar nuevamente a un lead.
Cada tarea puede asignarse a un miembro del equipo para que exista claridad sobre qué debe hacerse y quién es responsable de realizarlo.
🎯 ¿Para qué sirven las Tareas?
Puedes utilizar las tareas para:
📌 Organizar actividades pendientes.
👤 Asignar responsabilidades a los usuarios.
📅 Establecer fechas límite.
📞 Controlar seguimientos comerciales.
💼 Dar continuidad a oportunidades.
👥 Coordinar actividades dentro del equipo.
🔔 Evitar que tareas importantes queden sin atender.
⚙️ ¿Dónde puedo gestionar las Tareas?
Las tareas pueden utilizarse como parte de la gestión diaria dentro del CRM y relacionarse con el seguimiento de contactos u oportunidades, según la configuración disponible en tu cuenta.
Esto permite mantener organizadas las actividades relacionadas con cada proceso comercial.
➕ ¿Cómo crear una tarea?
1. Ingresa a la sección correspondiente
Inicia sesión en Zolutium.
Dirígete al módulo de Contactos
Busca la opción Tareas.
Selecciona Crear tarea o Añadir tarea.
2. Escribe el nombre de la tarea
Ingresa un título claro que permita identificar rápidamente qué actividad debe realizarse.
Ejemplos:
📞 Llamar a Juan para realizar seguimiento.
📩 Enviar cotización.
📅 Confirmar asistencia a la cita.
💰 Contactar al cliente interesado.
💡 Recomendación: utiliza títulos específicos para que cualquier miembro del equipo pueda comprender fácilmente qué debe hacer.
3. 📝 Agrega la descripción de la tarea
Si es necesario, incluye detalles para facilitar la realización de la tarea.
Por ejemplo:
El cliente está interesado en el plan Premium. Revisar la propuesta enviada anteriormente y confirmar si desea continuar.
Esto evita que el usuario tenga que buscar nuevamente toda la información antes de realizar el seguimiento.
.
4. 📅 Configura la fecha de vencimiento
Define cuándo debe realizarse o completarse la tarea.
Puedes utilizar la fecha de vencimiento para organizar prioridades y evitar retrasos.
Ejemplo:
📩 Enviar cotización.
📅 Fecha límite: 25 de agosto
Esto permite identificar cuáles son las actividades que deben atenderse primero.
5. 👤 Asigna la tarea a un usuario
Selecciona el usuario responsable de realizar la actividad.
Por ejemplo:
Tarea: Enviar cotización.
Asignado a: María.
De esta forma, María podrá identificar que tiene una actividad pendiente relacionada
6. 💾 Guarda la tarea
Una vez completada la información:
Revisa el título.
Confirma el usuario asignado.
Verifica la fecha.
Guarda la tarea.
La actividad quedará registrada para su seguimiento.
👤 Asignación de tareas
Una de las principales ventajas es poder asignar responsabilidades dentro del equipo.
Por ejemplo:
👤 Nuevo lead
⬇️
📞 Crear tarea de seguimiento
⬇️
👨💼 Asignar a Carlos
⬇️
📅 Definir fecha límite
⬇️
✅ Carlos realiza la actividad
Esto facilita saber quién debe realizar cada acción.
🔗 Tareas relacionadas con contactos
Las tareas pueden utilizarse para organizar el seguimiento de un cliente específico.
Ejemplo
Un cliente solicita información sobre un servicio, pero indica:
“Contáctame la próxima semana.”
Puedes crear:
📌 Tarea: Realizar seguimiento.
👤 Contacto: Cliente interesado.
📅 Fecha: Próxima semana.
Cuando llegue el momento, el equipo podrá realizar el seguimiento correspondiente.
💼 Tareas relacionadas con oportunidades
También puedes utilizar las tareas para organizar actividades dentro del proceso comercial.
Por ejemplo:
💼 Oportunidad: Venta servicio Premium
⬇️
📩 Tarea: Enviar propuesta
⬇️
📞 Tarea: Realizar seguimiento
⬇️
🤝 Tarea: Contactar para cierre
De esta forma, cada oportunidad puede tener actividades que ayuden a avanzar el proceso comercial.
⚙️ Automatizar la creación de tareas
Las tareas también pueden utilizarse dentro de una estrategia de automatización.
Por ejemplo:
📩 Nuevo formulario recibido
Un contacto completa un formulario.
⬇️
⚙️ Se activa una automatización
⬇️
📌 Crear tarea
Tarea: Contactar al nuevo lead.
Asignado a: Asesor comercial.
⬇️
🔔 Seguimiento
El asesor recibe la tarea y puede continuar con la atención.
Esto permite reducir tareas manuales y asegurar que cada nuevo lead tenga un seguimiento.
💡 Ejemplo práctico: seguimiento de un cliente
Imagina que un cliente solicita información sobre uno de tus servicios.
El proceso podría ser:
👤 Cliente interesado
⬇️
💬 Conversación en Zolutium
⬇️
📌 Crear tarea: Enviar información
⬇️
👤 Asignar al asesor
⬇️
📅 Establecer fecha límite
⬇️
📩 Asesor realiza el seguimiento
⬇️
✅ Marcar la tarea como completada
De esta manera, el seguimiento queda organizado y es más difícil que un cliente quede sin atención.
✔️ ¿Cómo completar una tarea?
Cuando el usuario realiza la actividad asignada, puede marcar la tarea como completada.
Por ejemplo:
📞 Tarea: Llamar al cliente.
Después de realizar la llamada:
Estado → Completada ✅
Esto permite diferenciar las actividades pendientes de las que ya fueron realizadas.
📊 ¿Por qué es importante gestionar las tareas?
Cuando un equipo trabaja con muchos contactos y oportunidades, es fácil olvidar actividades pendientes.
Las tareas ayudan a organizar el trabajo:
📋 Actividades pendientes
⬇️
👤 Usuario responsable
⬇️
📅 Fecha de realización
⬇️
⚡ Seguimiento
⬇️
✅ Tarea completada
Esto permite mantener un proceso de trabajo más ordenado.
🚀 Beneficios
✅ Organiza las actividades pendientes.
👤 Define responsables.
📅 Facilita el control de fechas.
📞 Mejora el seguimiento de clientes.
💼 Ayuda a gestionar oportunidades.
⚙️ Puede formar parte de procesos automatizados.
👥 Facilita la coordinación del equipo.
🔔 Reduce el riesgo de olvidar actividades importantes.
⚠️ Buenas prácticas
📝 Utiliza nombres claros y específicos.
👤 Asigna siempre un responsable.
📅 Define una fecha realista para completar la tarea.
📌 Incluye información importante en la descripción.
✅ Marca las tareas como completadas cuando finalicen.
🔎 Revisa periódicamente las tareas pendientes.
⚙️ Automatiza la creación de tareas repetitivas cuando sea necesario.
🚨 Prioriza las actividades relacionadas con clientes y oportunidades activas.
📌 En resumen
Las Tareas en Zolutium permiten organizar y dar seguimiento a las actividades que debe realizar tu equipo.
El proceso es sencillo:
📌 Crear tarea
⬇️
📝 Definir la actividad
⬇️
👤 Asignar responsable
⬇️
📅 Establecer fecha
⬇️
⚡ Realizar seguimiento
⬇️
✅ Completar tarea
💡 Utilizar tareas te ayuda a mantener un mejor control de los seguimientos y responsabilidades, evitando que contactos, oportunidades o actividades importantes queden sin atender.