Esta función es muy útil cuando deseas enviar catálogos, videos de productos, documentos informativos, promociones, archivos PDF, imágenes comerciales o cualquier material de apoyo cuando el cliente responde con una palabra clave.
Por ejemplo, si un cliente escribe “auriculares”, el sistema puede enviar automáticamente un mensaje con una imagen, video o documento relacionado.
¿Para qué sirve esta función? 📎
Esta configuración permite que el sistema responda de forma automática cuando un cliente escribe una palabra específica dentro de la conversación.
Puedes utilizarlo para enviar:
Imágenes de productos.
Videos demostrativos.
Catálogos en PDF.
Fichas técnicas.
Documentos comerciales.
Promociones.
Archivos informativos.
Videos de acabados.
Material de ventas.
Paso 1: Crear el flujo de trabajo ⚙️
Ingresa a tu cuenta de Zolutium.
Dirígete al menú lateral izquierdo.
Haz clic en Automatización.
Ingresa a Flujos de trabajo.
Crea un nuevo flujo.
Coloca un nombre claro al flujo.
Ejemplo:
Envío de imágenes
Esto te ayudará a identificar fácilmente que este flujo se usará para enviar archivos multimedia o documentos cuando el cliente responda con una palabra clave.
Paso 2: Configurar el activador “El Cliente Respondió” 💬
El activador es la condición que inicia el flujo.
Para configurarlo:
Haz clic en Añadir nuevo activador.
Selecciona la opción El Cliente Respondió.
En los filtros, selecciona la condición Contiene frase.
Escribe la palabra clave que activará el flujo.
Ejemplo:
auriculares
Esto significa que cuando el cliente escriba esa palabra dentro de la conversación, el flujo se ejecutará automáticamente.
Paso 3: Agregar la acción para enviar el mensaje 📩
Después de configurar el activador, debes agregar la acción que enviará el mensaje al cliente.
Haz clic en el símbolo + debajo del activador.
Selecciona la acción de envío de mensaje.
Configura el mensaje que recibirá el cliente.
Escribe un texto claro y comercial.
Adjunta la imagen, video o documento que deseas enviar.
Ejemplo de mensaje:
“Hola {{contact.first_name}}, tenemos disponibles audífonos de excelente calidad, ideales para música, llamadas y uso diario. Cuénteme qué modelo busca y con gusto le ayudamos con precio, disponibilidad y opciones de entrega.”
Paso 4: Adjuntar imágenes, videos o documentos 📁
Para adjuntar un archivo:
Dentro de la acción del mensaje, ubica el botón Añadir archivos adjuntos.
Haz clic en ese botón.
Selecciona el archivo desde tu computadora.
Espera a que el archivo cargue correctamente.
Verifica que aparezca adjunto dentro del mensaje.
Guarda la acción.
Puedes adjuntar archivos como:
Imágenes en formato JPG o PNG.
Videos en formato MP4.
Documentos en PDF.
Catálogos.
Flyers.
Archivos comerciales.
Paso 5: Guardar la acción ✅
Después de escribir el mensaje y subir el archivo:
Revisa que el texto esté correcto.
Verifica que el archivo esté cargado.
Haz clic en Guardar acción.
Confirma que el bloque quede agregado dentro del flujo.
Es importante guardar cada cambio para evitar que la configuración se pierda.
Paso 6: Agregar acciones adicionales si es necesario 📌
Después del mensaje con archivo, puedes agregar otras acciones según el proceso de tu negocio.
Por ejemplo:
Crear o actualizar una oportunidad.
Asignar el contacto a un asesor.
Agregar una etiqueta.
Enviar una notificación interna.
Mover al cliente a una etapa del pipeline.
Esto permite que el flujo no solo envíe el archivo, sino que también organice al contacto dentro del CRM.
Paso 7: Probar el flujo de trabajo 🧪
Antes de publicarlo, es recomendable hacer una prueba.
Haz clic en Probar el flujo de trabajo.
Verifica que el activador funcione correctamente.
Confirma que el mensaje se envíe.
Revisa que el archivo adjunto llegue correctamente.
Valida que las acciones adicionales se ejecuten como corresponde.
Esto ayuda a confirmar que el cliente recibirá el archivo correcto cuando escriba la palabra clave configurada.
Paso 8: Publicar el flujo 🚀
Una vez que confirmes que todo funciona correctamente:
Revisa que el flujo esté guardado.
Activa el botón de Publicar.
Confirma que el flujo ya no esté en borrador.
Realiza una prueba real desde WhatsApp.
Si el flujo queda en borrador, no se ejecutará automáticamente.
Recomendaciones importantes ⚠️
Para que el envío de imágenes, videos o documentos funcione correctamente, ten en cuenta lo siguiente:
El número de WhatsApp QR debe estar conectado.
El contacto debe responder con la palabra clave configurada.
El archivo no debe ser demasiado pesado.
El archivo debe estar en un formato permitido.
El flujo debe estar publicado.
El mensaje debe estar correctamente guardado.
El QR debe mantenerse activo y conectado.
Si el archivo no se envía, revisa la conexión del WhatsApp QR.
Nota importante sobre el canal de envío 📲
En algunos casos, dentro de la acción puede aparecer como mensaje o SMS según la configuración visible de la cuenta.
Sin embargo, para que el archivo se envíe por WhatsApp QR, debes asegurarte de que la conversación y el canal estén conectados correctamente con WhatsApp QR.
Si el canal no corresponde, el mensaje podría no salir por WhatsApp.
Buenas prácticas para enviar archivos por automatización ⭐
Para una mejor experiencia con tus clientes:
Usa mensajes cortos y claros.
Adjunta archivos livianos.
Evita enviar demasiados archivos en un solo mensaje.
Usa palabras clave fáciles de identificar.
Revisa que el archivo corresponda al producto o servicio solicitado.
Prueba el flujo antes de publicarlo.
Mantén el WhatsApp QR conectado.
Usa nombres claros para tus flujos.
Ejemplo práctico 🧾
Si vendes audífonos y quieres que el cliente reciba un video cuando pregunte por “auriculares”, puedes configurar el flujo así:
Activador: El Cliente Respondió.
Filtro: Contiene frase “auriculares”.
Acción: Enviar mensaje.
Archivo adjunto: video del producto.
Acción adicional: crear o actualizar oportunidad.
De esta manera, cada vez que un cliente escriba “auriculares”, recibirá automáticamente la información configurada.
Conclusión
Enviar imágenes, videos y documentos por medio de WhatsApp QR desde un flujo de trabajo en Zolutium es una excelente forma de automatizar la atención al cliente.
Con esta configuración puedes responder de manera rápida, enviar material comercial y organizar mejor los contactos dentro del CRM.
Solo recuerda configurar correctamente el activador, adjuntar el archivo, guardar la acción y publicar el flujo para que funcione automáticamente.