¿Qué son las acciones y los activadores del flujo de trabajo de HubSpot?
Las acciones y activadores de flujos de trabajo de HubSpot permiten conectar HubSpot con los flujos de trabajo de Zolutium para que los datos se transfieran entre ambos sistemas mediante la automatización. Esto ayuda a los equipos a crear contactos en HubSpot, encontrar contactos existentes e iniciar flujos de trabajo de Zolutium cuando se crean nuevos contactos. Al usar HubSpot dentro de Workflow Builder, se reduce la entrada manual de datos, se evitan los contactos duplicados y se logra una mayor coherencia en los procesos de ventas o marketing.
Las acciones y los activadores de HubSpot están disponibles en Zolutium Workflow Builder. Un activador inicia el flujo de trabajo cuando se produce un evento específico de HubSpot, mientras que las acciones realizan tareas en HubSpot una vez que el flujo de trabajo ha comenzado.
Principales ventajas de las acciones y los activadores del flujo de trabajo de HubSpot
La automatización del flujo de trabajo de HubSpot ayuda a los equipos a conectar la actividad de contacto entre sistemas sin tener que copiar manualmente la información de un CRM a otro. Estas ventajas son especialmente útiles cuando se utiliza Zolutium para la automatización del marketing, la captura de clientes potenciales o la comunicación con los clientes, mientras que HubSpot se utiliza para la gestión del CRM.
Creación automatizada de contactos: Cree contactos de HubSpot a partir de eventos de flujo de trabajo de Zolutium, como envíos de formularios, citas, etiquetas u otros activadores de flujo de trabajo.
Reducción de registros duplicados: Busque un contacto existente en HubSpot antes de crear uno nuevo para mantener limpios los registros de contactos de HubSpot.
Enrutamiento de clientes potenciales más rápido: active flujos de trabajo de seguimiento en Zolutium cuando se cree un nuevo contacto en HubSpot.
Mapeo de campos flexible: Envía información de contacto estándar y personalizada desde Zolutium a las propiedades de contacto de HubSpot.
Mayor coherencia en el flujo de trabajo: Cree automatizaciones repetibles que reduzcan los pasos manuales para los equipos de ventas, marketing y operaciones.
Mejor coordinación de CRM: Mantenga alineados los procesos de HubSpot y Zolutium cuando ambas plataformas formen parte del flujo de trabajo de su negocio.
Activador de HubSpot compatible
El activador de HubSpot inicia un flujo de trabajo de Zolutium cuando se produce un evento coincidente en HubSpot. Esto permite que Zolutium responda automáticamente cuando se inicia nueva actividad de contacto en HubSpot.
Nuevo contacto creado
El activador "Nuevo contacto creado" inicia un flujo de trabajo de Zolutium cuando se crea un nuevo contacto en la cuenta de HubSpot conectada.
Utilice este activador cuando desee que Zolutium realice alguna acción después de que se agregue un nuevo contacto de HubSpot, como enviar notificaciones, crear tareas, aplicar etiquetas o iniciar una comunicación de seguimiento.
Acciones de HubSpot compatibles
Las acciones de HubSpot permiten que los flujos de trabajo de Zolutium envíen o recuperen información de contacto de HubSpot. Estas acciones deben configurarse cuidadosamente para que los datos de contacto correctos se asignen, busquen o creen.
Nota de revisión interna: Confirme la lista exacta de acciones compatibles antes de publicar. El artículo actual menciona cinco acciones en algunas secciones, pero solo enumera dos. El artículo final solo debe incluir las acciones que están disponibles actualmente en producción.
Crear contacto
La acción Crear contacto crea un nuevo contacto en HubSpot utilizando la información asignada desde el flujo de trabajo de Zolutium.
Utilice esta acción cuando un evento de Zolutium registre un nuevo cliente potencial o cliente y desee que esa persona se agregue automáticamente a HubSpot.
Los campos mapeados comunes pueden incluir:
Nombre de pila
Apellido
Correo electrónico
Teléfono
Nombre de empresa
Sitio web
Etapa del ciclo de vida
Fuente principal
Propiedades personalizadas de HubSpot
Consejo: Utilice la acción Buscar contacto antes de Crear contacto para comprobar si el contacto ya existe en HubSpot.
Encontrar contacto
La acción Buscar contacto busca en HubSpot un contacto existente basándose en un identificador seleccionado, como la dirección de correo electrónico.
Utilice esta acción antes de crear un nuevo contacto en HubSpot para que el flujo de trabajo pueda comprobar si ya existe un contacto coincidente.
Entre los usos comunes se incluyen:
Cómo evitar contactos duplicados en HubSpot.
Enrutar los contactos de forma diferente cuando se encuentra una coincidencia.
Confirmar si el cliente potencial ya existe en HubSpot antes de crear un registro.
Utilizar condiciones de flujo de trabajo basadas en si se encontró o no el contacto.
Obtener contacto por ID
La acción Obtener contacto por ID recupera un contacto de HubSpot utilizando el ID de registro de HubSpot del contacto.
Utilice esta acción cuando un paso anterior del flujo de trabajo ya tenga el ID de contacto de HubSpot y necesite obtener más detalles sobre ese contacto.
Entre los usos comunes se incluyen:
Consulta de datos de contacto tras una activación de HubSpot.
Incorporar las propiedades de contacto de HubSpot en pasos posteriores del flujo de trabajo.
Verificar un registro específico de HubSpot antes de continuar con el flujo de trabajo.
Buscar contacto por correo electrónico
La acción Buscar contacto por correo electrónico busca en HubSpot un contacto utilizando la dirección de correo electrónico proporcionada en el flujo de trabajo.
Utilice esta acción cuando el correo electrónico sea la forma más fiable de identificar si ya existe un contacto de HubSpot.
Entre los usos comunes se incluyen:
Vinculación de contactos de Zolutium con contactos de HubSpot.
Evitar registros duplicados en HubSpot.
Lógica de flujo de trabajo ramificada en función de si existe una coincidencia de correo electrónico.
Crear asociación
La acción Crear asociación crea una relación entre registros de HubSpot, como por ejemplo, asociar un contacto con una empresa o una oportunidad de negocio.
Utilice esta acción cuando su flujo de trabajo de HubSpot necesite registros conectados para mantenerse organizado para las ventas o la gestión de cuentas.
Entre los usos comunes se incluyen:
Asociar un contacto de HubSpot con una empresa.
Asociar un contacto de HubSpot con una operación.
Conectar los registros relacionados de HubSpot después de que se crea o se encuentra un contacto.
Cómo configurar las acciones y los activadores del flujo de trabajo de HubSpot
Para una configuración exitosa, es necesario conectar HubSpot, seleccionar el activador o la acción correctos, asignar los campos adecuados y realizar pruebas antes de publicar. Las pruebas son especialmente importantes, ya que confirman que Zolutium puede acceder a los registros de HubSpot y enviar los datos en el formato esperado.
Conecta HubSpot en Workflow Builder
Vaya a Automatización en Zolutium.
Abra un flujo de trabajo existente o cree uno nuevo.
Haz clic en Agregar nuevo activador o Agregar acción , según lo que quieras configurar.
Seleccionar aplicaciones .
Elige HubSpot .
Haz clic en Conectar o Conectar ahora .
Autoriza la cuenta de HubSpot que deseas utilizar.
Revise los permisos solicitados.
Complete la autorización.
Regresa a Zolutium y confirma que HubSpot esté conectado.
Configuración del activador de creación de nuevo contacto en HubSpot
El activador «Nuevo contacto creado» resulta útil cuando HubSpot es el punto de partida de un flujo de trabajo. Una vez creado un nuevo contacto en HubSpot, Zolutium puede continuar la automatización con acciones de seguimiento, notificaciones, tareas o procesos internos.
Vaya a Automatización en Zolutium.
Abre el flujo de trabajo donde quieras que HubSpot active la automatización.
Haz clic en Agregar nuevo activador .
Seleccione HubSpot .
Seleccione "Nuevo contacto creado" .
Confirma la cuenta de HubSpot conectada.
Configure cualquier ajuste de activación disponible.
Haz clic en Guardar activador .
Utilice la función Probar activador o Buscar nuevos registros para confirmar que Zolutium puede detectar los registros de contactos de HubSpot.
Publica el flujo de trabajo cuando las pruebas sean exitosas.
Configurar la acción Crear contacto de HubSpot
La acción Crear contacto envía datos de contacto desde un flujo de trabajo de Zolutium a HubSpot. La asignación precisa de campos garantiza que cada contacto de HubSpot se cree con el nombre, correo electrónico, número de teléfono y valores de propiedades personalizadas correctos.
Abre el flujo de trabajo donde quieras crear un contacto de HubSpot.
Agregue el activador del flujo de trabajo que debe iniciar el proceso.
Haz clic en Agregar acción .
Seleccione HubSpot .
Seleccione Crear contacto .
Confirma la cuenta de HubSpot conectada.
Mapea los campos obligatorios de HubSpot.
Mapea las propiedades opcionales de HubSpot que sean necesarias para tu proceso.
Guarda la acción.
Prueba la acción.
Revisa el resultado de la prueba en Zolutium y confirma que el contacto se haya creado en HubSpot.
Ejemplo de mapeo de campos recomendado:
Nombre de HubSpot → Nombre del contacto de Zolutium
Apellido de HubSpot → Apellido del contacto de Zolutium
Correo electrónico de HubSpot → Correo electrónico de contacto de Zolutium
Teléfono de HubSpot → Teléfono de contacto de Zolutium
Empresa HubSpot → Contacto de Zolutium Nombre de la empresa
Fuente de clientes potenciales de HubSpot → Fuente del flujo de trabajo, nombre del formulario o valor personalizado
Casos de uso comunes
Las acciones y los activadores del flujo de trabajo de HubSpot son útiles cuando HubSpot y Zolutium forman parte del recorrido del cliente. Estos ejemplos muestran cómo los equipos pueden automatizar la creación, la búsqueda y el seguimiento de contactos.
Crear un contacto de HubSpot a partir del envío de un formulario de Zolutium.
Utilice este flujo de trabajo cuando los clientes potenciales ingresen a Zolutium a través de un formulario y necesiten ser creados en HubSpot.
Ejemplo de flujo de trabajo:
Desencadenante: Formulario enviado.
Acción: Buscar contacto por correo electrónico o Encontrar contacto.
Si/Si no: ¿Se encontró un contacto?
Si no, crea un contacto en HubSpot.
Si la respuesta es sí, continúe con el siguiente paso.
Iniciar un flujo de trabajo de Zolutium cuando se crea un contacto de HubSpot.
Utilice este flujo de trabajo cuando HubSpot sea la fuente de creación de nuevos contactos y Zolutium deba encargarse de las acciones de seguimiento.
Ejemplo de flujo de trabajo:
Activador: Se ha creado un nuevo contacto en HubSpot.
Acción: Enviar notificación interna.
Acción: Agregar etiqueta en Zolutium.
Acción: Crear tarea o asignar usuario.
Acción: Enviar comunicaciones de seguimiento si procede.
Evitar contactos duplicados en HubSpot
Utilice este flujo de trabajo cuando varias fuentes de clientes potenciales puedan enviar a la misma persona a HubSpot.
Ejemplo de flujo de trabajo:
Desencadenante: Contacto creado, formulario enviado u otro desencadenante de Zolutium.
Acción: Buscar en HubSpot por correo electrónico.
Si el contacto ya existe, omita la creación del contacto.
Si el contacto no existe, créelo.
Asocia un contacto de HubSpot con una empresa o un acuerdo.
Utilice este flujo de trabajo cuando sea necesario conectar un contacto con otro registro de HubSpot para la gestión de cuentas o el seguimiento de ventas.
Ejemplo de flujo de trabajo:
Desencadenante: Contacto creado o actualizado en Zolutium.
Acción: Buscar o crear un contacto en HubSpot.
Acción: Recuperar el ID de la empresa o del registro de la transacción.
Acción: Crear asociación.
Prueba la asociación dentro de HubSpot.
Preguntas frecuentes
P: ¿Las acciones de HubSpot son acciones de flujo de trabajo premium?
Sí. Las cinco acciones de HubSpot (Crear contacto, Buscar contacto, Obtener contacto por ID, Buscar contacto por correo electrónico, Crear asociación) son premium y consumen créditos de acciones premium a la tarifa de automatización estándar.
P: ¿La notificación de creación de un nuevo contacto también activa la opción premium?
No. La designación premium se aplica a las acciones . El activador "Nuevo contacto creado" funciona mediante un webhook de HubSpot y puede ejecutarse sin consumir créditos de acciones premium, aunque cualquier acción premium que añadas después se facturará como de costumbre.
P: ¿Necesito un plan de pago de HubSpot para usar esta integración?
No. La integración funciona con el nivel gratuito de CRM de HubSpot. Algunas funciones avanzadas de HubSpot (como ciertas automatizaciones de flujo de trabajo o tipos de propiedades especializados) pueden requerir planes de pago de Marketing o Sales Hub, pero esos límites los establece HubSpot, no Zolutium.
P: ¿Cómo funciona la eliminación de duplicados al crear contactos en HubSpot?
El correo electrónico es la clave principal para eliminar duplicados en los contactos de HubSpot. Para evitar duplicados, utilice la opción Buscar contacto por correo electrónico antes de Crear contacto y, a continuación, cree un nuevo registro solo si no se encuentra ninguna coincidencia.
P: ¿Puedo crear o actualizar propiedades personalizadas en los contactos de HubSpot desde un flujo de trabajo?
Sí. La acción Crear contacto admite cualquier propiedad definida en el objeto Contacto de HubSpot (estándar o personalizada). Primero, cree la propiedad en HubSpot y, a continuación, asigne la variable de flujo de trabajo correspondiente. HubSpot ignora los nombres de propiedad desconocidos al enviar el formulario.
P: ¿Para qué se utiliza la función Crear asociación en flujos de trabajo reales?
La función Crear asociación vincula un contacto con una empresa, un acuerdo o un ticket en HubSpot. Esto resulta útil para la venta basada en cuentas, la automatización de acuerdos y los flujos de trabajo de soporte, donde se desea que todos los registros relacionados estén conectados y sean visibles desde ambas plataformas.
P: ¿Puedo usar variables de flujo de trabajo en los campos de HubSpot?
Sí. Todos los campos de acción de HubSpot admiten variables de flujo de trabajo en línea (por ejemplo, `` o asistentes de fecha/hora). Esto permite asignar dinámicamente respuestas de formularios, campos de contacto o valores de pasos anteriores a propiedades de HubSpot.
P: ¿Se activará el evento "Nuevo contacto creado" para los contactos creados mediante importaciones u otras integraciones?
Sí. El activador se dispara para cualquier contacto nuevo creado en HubSpot, ya sea mediante formularios, entrada manual, importaciones u otras integraciones, a menos que lo restrinjas con filtros. Si es necesario, utiliza filtros de activación para limitar la inscripción a fuentes o etapas del ciclo de vida específicas.
P: ¿Qué sucede si una acción de HubSpot falla (por ejemplo, debido a un correo electrónico no válido)?
Si una acción como Crear contacto falla, el error se registra en los detalles de ejecución del flujo de trabajo. El flujo de trabajo puede continuar según la configuración de las ramas; para las rutas críticas, agregue una rama alternativa (por ejemplo, notificar a un administrador o registrar el error en un canal de Slack) cuando ocurra un error.
P: ¿Puedo usar varios pasos de HubSpot en el mismo flujo de trabajo?
Sí. Puedes encadenar varios activadores y acciones de HubSpot (cuando corresponda) dentro de un mismo flujo de trabajo; por ejemplo, activar la acción "Nuevo contacto creado", luego buscar el contacto en Zolutium, crear el contacto en Zolutium y, finalmente, crear la asociación en HubSpot para ese mismo contacto.