Esta integración permite que los eventos de Calendly, como nuevas reservas, cancelaciones o ausencias, activen procesos automáticos dentro de Zolutium. También permite que desde Zolutium se ejecuten acciones hacia Calendly, como crear enlaces únicos de reunión, buscar eventos, cancelar citas o gestionar contactos.

Antes de realizar la integración, asegúrate de contar con lo siguiente:

1. Una cuenta activa de Calendly.

2. Acceso a la cuenta de Zolutium donde se configurará la automatización.

3. Permisos para conectar integraciones externas.

4. Un flujo de trabajo creado o disponible en la sección de Automatizaciones.

5. Claridad sobre qué evento de Calendly deseas automatizar.

6. Acceso al correo asociado a la cuenta de Calendly.

7. Permisos necesarios dentro de Calendly para autorizar la conexión.

La integración de Calendly con Zolutium permite trabajar con dos tipos principales de componentes:

Los disparadores permiten iniciar una automatización cuando ocurre un evento en Calendly.

Por ejemplo:

· Una persona agenda una reunión.

· Una persona cancela una cita.

· Se marca a un invitado como no asistido.

· Se recibe un formulario de enrutamiento.

· Un anfitrión cancela un evento.

Las acciones permiten que Zolutium ejecute tareas dentro de Calendly.

Por ejemplo:

· Crear un enlace único de reunión.

· Reservar una reunión para un invitado.

· Buscar un evento.

· Cancelar una reunión.

· Crear, buscar o actualizar contactos.

· Buscar usuarios de Calendly.

Este es el método recomendado cuando se desea conectar Calendly directamente mientras se está creando una automatización.

1. Entra a tu cuenta de Zolutium.

2. Dirígete al menú principal.

3. Selecciona la opción Automatizaciones.

4. Ingresa a Workflows o Flujos de trabajo.

5. Abre un flujo existente o crea uno nuevo.

Dentro del flujo de trabajo, puedes conectar Calendly desde un disparador o desde una acción.

1. Haz clic en Agregar disparador.

2. Dirígete a la pestaña de aplicaciones.

3. Busca Calendly.

4. Selecciona el disparador que deseas utilizar.

1. Dentro del flujo, haz clic en Agregar acción.

2. Dirígete a la pestaña de aplicaciones.

3. Busca Calendly.

4. Selecciona la acción que deseas ejecutar.

Selecciona el disparador o acción que deseas configurar.

Algunas opciones disponibles son:

· Invitado creado.

· Invitado cancelado.

· Invitado marcado como no asistido.

· Nuevo envío de formulario de enrutamiento.

· Evento cancelado.

· Crear reunión única.

· Reservar reunión para un invitado.

· Buscar evento.

· Cancelar evento.

· Marcar invitado como no asistido.

· Crear contacto.

· Buscar contacto.

· Actualizar contacto.

· Buscar usuario.

Al seleccionar una opción de Calendly, el sistema solicitará conectar una cuenta.

1. Haz clic en Conectar cuenta.

2. Se abrirá una ventana de autenticación externa.

3. Ingresa un nombre para identificar la conexión.

4. Ingresa el correo asociado a la cuenta de Calendly.

5. Haz clic en Continuar.

El nombre y correo servirán para identificar la cuenta conectada dentro de los flujos.

Ejemplos de nombres recomendados:

· Calendly Ventas.

· Calendly Soporte.

· Calendly Equipo Comercial.

· Calendly Asesor Principal.

· Calendly Atención al Cliente.

Después de completar los datos de conexión, el sistema redirigirá a la pantalla de autorización de Calendly.

1. Revisa los permisos solicitados.

2. Confirma que estás conectando la cuenta correcta.

3. Haz clic en Permitir o Autorizar.

4. Espera a que el sistema regrese automáticamente a Zolutium.

Cuando la conexión sea exitosa, el panel mostrará la cuenta como conectada.

Una vez conectada la cuenta, vuelve al disparador o acción dentro del workflow.

1. Ubica el campo de cuenta conectada.

2. Selecciona la cuenta de Calendly que acabas de conectar.

3. Verifica que el nombre y correo correspondan a la cuenta correcta.

Esta validación es importante cuando existen varias cuentas de Calendly conectadas.

También puedes conectar Calendly desde la sección de configuración de integraciones.

1. Entra a tu cuenta de Zolutium.

2. Dirígete al menú de Configuración.

3. Selecciona la opción Integraciones.

1. Dentro de Integraciones, busca Calendly.

2. Haz clic en Conectar.

3. Completa los datos solicitados:

o Nombre de la conexión.

o Correo asociado a Calendly.

1. El sistema te redirigirá a Calendly.

2. Revisa los permisos solicitados.

3. Autoriza la conexión.

4. Espera a regresar a Zolutium.

5. Confirma que la integración aparezca como conectada.

A continuación, se muestra un ejemplo usando el disparador Invitado creado.

Este disparador se activa cuando una persona agenda una reunión mediante Calendly.

1. Abre el workflow donde deseas usar Calendly.

2. Haz clic en Agregar disparador.

3. Ve a la pestaña de aplicaciones.

4. Busca Calendly.

5. Selecciona Invitado creado.

Completa los campos principales:

Selecciona la cuenta de Calendly que deseas monitorear.

Coloca un nombre claro para identificarlo dentro del flujo.

Ejemplos:

· Nueva reunión agendada.

· Nueva cita comercial.

· Reserva desde Calendly.

· Nueva llamada de asesoría.

Selecciona si el flujo debe revisar eventos del usuario conectado o de toda la organización.

Opciones comunes:

· Usuario: detecta eventos del usuario conectado.

· Organización: detecta eventos de toda la organización de Calendly.

Puedes agregar filtros si deseas que el flujo se active solo en ciertos casos.

Ejemplos:

· Tipo de evento.

· Correo del invitado.

· Dominio del correo.

· Respuestas de preguntas personalizadas.

· Condiciones específicas de la reserva.

Antes de publicar el flujo, realiza una prueba.

1. Haz clic en Buscar nuevos registros o Find new records.

2. Si no aparece información, crea una reserva de prueba desde Calendly.

3. Vuelve al flujo y actualiza la búsqueda.

4. Selecciona el registro encontrado como referencia.

5. Guarda el disparador.

Esta prueba permite que Zolutium reconozca los datos que usará en los siguientes pasos del workflow.