Calendly es una herramienta de agendamiento que permite programar reuniones de forma rápida, ordenada y automática. Su función principal es facilitar que clientes, prospectos o usuarios seleccionen un horario disponible sin necesidad de coordinar manualmente por mensajes, llamadas o correos.
​

Al integrarse con Zolutium, Calendly puede conectarse con los flujos de automatización para ejecutar acciones cuando ocurre una reserva, cancelación, ausencia o envío de formulario. Esto permite mejorar la gestión comercial, atención al cliente, seguimiento de prospectos y organización de reuniones.
​

Calendly es una plataforma de programación de citas que permite compartir enlaces de reserva con horarios disponibles. El usuario solo debe elegir el día y la hora que mejor se adapten a su disponibilidad.

Esta herramienta puede utilizarse para diferentes tipos de reuniones, como:
​

· Llamadas comerciales.

· Reuniones de asesoría.

· Demostraciones de producto.

· Sesiones de soporte.

· Entrevistas.

· Consultas.

· Seguimientos con clientes.

· Reuniones internas o externas.
​

Calendly ayuda a evitar cruces de horarios, reduce la coordinación manual y permite que el proceso de agendamiento sea más simple para el cliente.
​

Dentro de Zolutium, Calendly sirve para conectar los eventos de agendamiento con automatizaciones. Esto permite que una acción realizada en Calendly active procesos dentro de Zolutium, o que un flujo de Zolutium ejecute acciones relacionadas con Calendly.

Por ejemplo, cuando una persona agenda una reunión mediante Calendly, Zolutium puede detectar ese evento y activar automáticamente acciones como:

· Crear o actualizar el contacto en el CRM.

· Enviar un mensaje de confirmación.

· Enviar recordatorios antes de la reunión.

· Etiquetar al contacto según el tipo de cita.

· Notificar a un asesor.

· Iniciar una secuencia de seguimiento.

· Registrar información de la reserva.

· Enviar instrucciones previas a la reunión.

Esto permite tener una operación más organizada, automatizada y profesional.

La integración entre Calendly y Zolutium permite mejorar el proceso de agendamiento y seguimiento de clientes.

Cada vez que una persona agenda una cita, el sistema puede activar flujos automáticos sin intervención manual.

Zolutium puede enviar mensajes antes y después de una reunión, ayudando a mantener contacto con el prospecto o cliente.

El equipo no necesita confirmar manualmente cada reserva, crear contactos uno por uno o enviar recordatorios de forma individual.

Cuando una persona cancela una cita, se puede activar un flujo de recuperación para invitarla a reagendar.

Si una persona no asiste a una reunión, se puede iniciar una secuencia de seguimiento para intentar recuperar la oportunidad.

La información de las reservas puede usarse para actualizar datos del contacto, agregar etiquetas o registrar el estado de la oportunidad.

Antes de utilizar Calendly con Zolutium, es importante conocer algunos conceptos básicos.

Es la persona que ofrece su disponibilidad para recibir reuniones. Puede ser un asesor, vendedor, especialista, agente de soporte o miembro del equipo.

Es la persona que agenda la reunión mediante el enlace de Calendly.

Es la reunión programada dentro de Calendly. Puede ser una llamada, asesoría, sesión, demostración o cualquier otro tipo de cita.

Es el link que se comparte con el invitado para que seleccione un horario disponible.

Es una automatización dentro de Zolutium que ejecuta acciones según ciertas condiciones.

Es el evento que inicia una automatización. Por ejemplo, una nueva reserva creada en Calendly.

Es una tarea que el flujo ejecuta automáticamente. Por ejemplo, enviar un mensaje, crear un contacto o generar un enlace de reunión.

La integración funciona en dos direcciones:

Cuando ocurre algo en Calendly, Zolutium puede detectarlo y activar una automatización.

Ejemplos:

· Una persona agenda una reunión.

· Una persona cancela una reunión.

· Se registra una ausencia.

· Se envía un formulario de enrutamiento.

· Se cancela un evento.

Desde un flujo de Zolutium también se pueden ejecutar acciones relacionadas con Calendly.

Ejemplos:

· Crear un enlace único de reunión.

· Buscar un evento.

· Cancelar una reunión.

· Crear o actualizar un contacto.

· Buscar un usuario de Calendly.

· Marcar un invitado como no asistido.

Los disparadores permiten que una automatización se active cuando ocurre un evento específico en Calendly.

Se activa cuando una persona agenda una nueva reunión mediante Calendly.

Este disparador es útil para enviar confirmaciones, crear contactos, asignar etiquetas o iniciar recordatorios.

Se activa cuando una persona cancela una reunión.

Este disparador es útil para enviar un mensaje de reagendamiento o iniciar un flujo de recuperación.

Se activa cuando un invitado es registrado como no asistido a una reunión.

Este disparador es útil para enviar mensajes de seguimiento o activar una secuencia de recuperación.

Se activa cuando una persona completa un formulario de enrutamiento en Calendly.

Este disparador es útil para clasificar prospectos, asignar asesores o iniciar flujos personalizados según las respuestas del formulario.

Se activa cuando un evento es cancelado por el anfitrión.

Este disparador puede tener una demora de algunos minutos, ya que funciona mediante revisión periódica.

Las acciones permiten que un flujo de Zolutium ejecute tareas dentro de Calendly.

Permite generar un enlace único de reserva para una reunión específica.

Es útil cuando se desea enviar un enlace personalizado a un cliente, prospecto o contacto.

Permite agendar una reunión en nombre del invitado usando sus datos de contacto y el tipo de evento correspondiente.

Permite consultar información de un evento existente en Calendly.

Permite cancelar una reunión programada desde una automatización.

Permite registrar que una persona no asistió a una reunión.

Esto puede activar flujos de seguimiento o recuperación.

Permite crear un nuevo contacto dentro de Calendly.

Permite encontrar un contacto usando datos como correo electrónico o teléfono.

Permite modificar la información de un contacto existente.

Permite encontrar información de un usuario de Calendly, como nombre, correo, zona horaria, enlace de programación y rol dentro de la organización.

Cuando una persona agenda una reunión, Zolutium puede crear o actualizar el contacto, guardar la información de la cita y enviar un mensaje con indicaciones previas.

Ejemplo:

“Gracias por agendar tu reunión. Te esperamos en el horario seleccionado. Te recomendamos tener lista la información necesaria para aprovechar mejor la sesión.”

Cuando una persona cancela una reunión, Zolutium puede enviar un mensaje invitándola a reagendar.

Ejemplo:

“Vimos que cancelaste tu reunión. No hay problema, puedes elegir un nuevo horario disponible para continuar con el proceso.”

Cuando una persona no asiste a la reunión, Zolutium puede enviar un mensaje de recuperación.

Ejemplo:

“Notamos que no pudiste asistir a la reunión. Podemos ayudarte a reagendar un nuevo horario.”

Un flujo puede generar un enlace único de Calendly y enviarlo automáticamente al contacto.

Esto es útil cuando se desea ofrecer una cita específica según el avance del cliente en el proceso comercial o de soporte.

Antes de configurar esta integración, se recomienda:

1. Tener una cuenta activa de Calendly.

2. Confirmar que el usuario tenga permisos para conectar la cuenta.

3. Definir qué tipo de eventos se desean automatizar.

4. Tener claros los mensajes que se enviarán antes y después de la reunión.

5. Crear etiquetas o campos personalizados si se desea organizar mejor la información.

6. Probar cada flujo antes de publicarlo.

7. Confirmar que los horarios y zonas horarias estén correctamente configurados.

8. Revisar si el uso de acciones premium aplica según el plan o configuración de la cuenta.

Calendly gestiona la disponibilidad, los enlaces y los eventos de reserva desde su propia plataforma. Zolutium permite conectar esa información con automatizaciones, mensajes, contactos y procesos internos.

La facturación, planes, usuarios activos o funciones propias de Calendly dependen directamente de la cuenta contratada en Calendly.

No necesariamente. Calendly puede usarse como herramienta externa de agendamiento y conectarse con Zolutium mediante automatizaciones.

Se puede activar un flujo en Zolutium para enviar confirmaciones, crear contactos, agregar etiquetas, notificar asesores o iniciar recordatorios.

Se puede activar una automatización para enviar un mensaje de reagendamiento o iniciar un flujo de recuperación.

Sí. Mediante una acción del flujo se puede crear un enlace único de Calendly para una reunión específica.

Sí. Una vez que se detecta la reserva, Zolutium puede enviar recordatorios por los canales configurados.

Sí. Siempre se recomienda probar los disparadores y acciones antes de activar el flujo definitivamente.