✅ Antes de comenzar
Antes de configurar la automatización, verifica que tengas definido:
📲 El canal por donde llegará el lead, por ejemplo WhatsApp, formulario, Facebook, Instragram o TikTok.
👤 El usuario o asesor que recibirá la asignación.
🏷️ Las etiquetas que se agregarán al contacto.
📌 La etapa del pipeline donde se creará la oportunidad.
🔔 El mensaje de notificación interna que recibirá el asesor.
🧩 Paso a paso
1. Ingresar a Automatizaciones
Ingresa a tu cuenta de Zolutium.
En el menú lateral, selecciona Automatización.
Busca la automatización llamada Captación de DATA.
Haz clic sobre ella para abrir el editor del flujo.
💡 La automatización ya se encuentra predefinida, por lo que puedes tomarla como base y ajustar la configuración de acuerdo con tu cuenta.
2. Configurar el disparador
El disparador es el evento que inicia la automatización.
Dentro del flujo, ubica la sección de disparadores en la parte superior.
Selecciona el disparador que corresponda según el canal que utilizarás.
Para WhatsApp, puedes usar el disparador El cliente ha respondido.
En el filtro, selecciona el canal de respuesta, por ejemplo WhatsApp.
Guarda el disparador.
📌 Ejemplo de configuración:
Disparador: El cliente ha respondido
Nombre del disparador: WhatsApp API
Filtro: Canal de respuesta
Canal: WhatsApp
3. Asignar el contacto a un usuario
Después del disparador, configura la acción Asignar usuario.
Haz clic en la acción Assign to user o Asignar usuario.
En el campo de usuarios, selecciona el asesor que recibirá el contacto.
Puedes seleccionar uno o varios usuarios, según cómo desees distribuir los leads.
Guarda la acción.
👤 Esta acción permite que el contacto quede asignado a un asesor específico para su seguimiento.
4. Agregar etiqueta de Lead
Luego, configura la acción para añadir una etiqueta al contacto.
Abre la acción Add Tag: Lead.
En el campo de etiquetas, selecciona la etiqueta lead.
Guarda la acción.
🏷️ Esta etiqueta ayuda a identificar que el contacto ingresó como lead dentro del proceso de captación.
5. Agregar etiqueta de Zolutium-AI
También puedes agregar una segunda etiqueta para identificar que el contacto proviene de una interacción con IA.
Abre la acción Add Tag: Zolutium-AI.
En el campo de etiquetas, selecciona zolutium-ai.
Guarda la acción.
🤖 Esto permite segmentar o filtrar posteriormente los contactos atendidos por el agente de IA.
6. Configurar la notificación interna
La notificación interna sirve para avisar al asesor que se registró un nuevo lead.
Abre la acción Internal Notification.
Selecciona el tipo de notificación.
Configura el título de la notificación.
Escribe el mensaje que recibirá el asesor.
Selecciona la página de redirección, por ejemplo Contacto.
En el tipo de usuario, selecciona Propietarios asignados.
Guarda la acción.
🔔 Ejemplo de mensaje:
Tenemos nuevo Lead. ¡Haz clic y revisa su perfil!
7. Configurar la condición del flujo
La condición permite dividir el recorrido del contacto según el origen o canal por el que ingresó.
Abre la acción Condition.
Selecciona la opción para construir la condición.
En la rama correspondiente, configura el criterio del disparador.
Por ejemplo, puedes crear una condición para identificar si el contacto respondió por WhatsApp.
Guarda la condición.
🔀 Ejemplo de condición:
Rama: WhatsApp
Campo: Workflow trigger
Condición: Es
Valor: Customer Replied
8. Crear o actualizar la oportunidad
Finalmente, configura la acción para crear o actualizar la oportunidad comercial.
Abre la acción Create Or Update Opportunity.
Selecciona la secuencia o pipeline correspondiente, por ejemplo Oportunidades de Venta.
Selecciona la fase de la secuencia, por ejemplo Lead [META].
Configura el nombre de la oportunidad usando los datos del contacto.
Define la fuente de oportunidad, por ejemplo META.
Deja el estado como open.
Guarda la acción.
💼 Ejemplo de configuración:
Acción: Create Or Update Opportunity
Secuencia: Oportunidades de Venta
Fase: Lead [META]
Nombre de oportunidad: Nombre del contacto + Teléfono
Fuente de oportunidad: META
Estado: open
⭐ Recomendaciones
✅ Verifica que cada acción quede guardada antes de avanzar a la siguiente.
📲 Revisa que el canal del disparador coincida con el canal real por donde llegará el cliente.
👤 Asegúrate de seleccionar el usuario correcto para evitar que los leads queden sin responsable.
🏷️ Usa etiquetas claras para identificar el origen del contacto.
🧪 Antes de publicar o activar la automatización, realiza una prueba con un contacto real o de prueba.
⚠️ Problemas frecuentes
❌ El flujo no se activa
Revisa que el disparador esté configurado correctamente y que el canal seleccionado coincida con el canal usado por el cliente.
👤 El contacto no se asigna a un asesor
Verifica que la acción Asignar usuario tenga seleccionado al menos un usuario activo.
🔔 No aparece la notificación interna
Confirma que la acción Internal Notification esté guardada y que el tipo de usuario seleccionado sea el correcto.
💼 No se crea la oportunidad
Revisa que la acción Create Or Update Opportunity tenga configurado el pipeline, la etapa, el nombre de oportunidad y el estado.
🎯 Cierre
Una vez finalizada la configuración, realiza una prueba completa para confirmar que el contacto ingresa correctamente, se asigna al asesor, recibe las etiquetas, genera la notificación interna y crea la oportunidad en el pipeline correspondiente.