Cuando una base de datos contiene información incompleta, contactos duplicados o clasificaciones poco claras, encontrar los datos de una persona puede tomar más tiempo del necesario.
Con Zolutium, podemos crear perfiles de contactos, localizarlos rápidamente, organizarlos mediante etiquetas y utilizar Ask AI Assistant para consultar y validar su información en pocos segundos.
En este artículo aprenderás a:
✅ Crear el perfil de un contacto.
✅ Registrar sus datos principales.
✅ Buscar contactos rápidamente.
✅ Clasificarlos mediante etiquetas.
✅ Filtrar contactos por categorías.
✅ Consultar información con Ask AI Assistant.
✅ Detectar datos pendientes dentro de un perfil.
📇 Accede al apartado de Contactos
Para comenzar, ingresa a tu cuenta de Zolutium y dirígete al menú lateral izquierdo.
Selecciona el apartado Contactos.
Dentro de esta sección podrás visualizar todos los prospectos y clientes que se encuentran registrados en tu cuenta.
Desde la lista general podrás consultar información como:
Nombre del contacto.
Número de teléfono.
Correo electrónico.
Etiquetas asignadas.
Datos personalizados registrados en el perfil.
Mantener toda esta información dentro de un mismo apartado facilita las búsquedas y evita que los datos de los clientes queden dispersos entre diferentes herramientas o documentos.
👤 Crea el perfil de un nuevo contacto
Para registrar una nueva persona, selecciona la opción para agregar o crear un contacto.
Comienza ingresando sus datos principales:
Nombre.
Apellido.
Número de teléfono.
Correo electrónico.
Dependiendo de la configuración de tu cuenta, también podrás agregar información adicional como:
Empresa.
Ciudad.
Servicio de interés.
Fuente de captación.
Otros campos personalizados.
Por ejemplo, puedes crear un contacto utilizando la siguiente información ficticia:
Nombre: Carlos Martínez
Teléfono: Número de contacto
Correo electrónico: Correo del contacto
Empresa: Empresa relacionada
Fuente del contacto: Canal por el que llegó el prospecto
Es recomendable registrar únicamente datos correctos y actualizados.
También debes verificar que el número telefónico tenga el indicativo del país correcto, ya que esta información puede ser necesaria para comunicarte con el contacto mediante WhatsApp o mensajes de texto.
Una vez que completes los datos, guarda la información.
El contacto tendrá su propio perfil dentro de Zolutium.
Desde este perfil podrás consultar la información relacionada con esa persona, como:
✅ Conversaciones.
✅ Oportunidades.
✅ Actividades.
✅ Notas.
✅ Datos registrados dentro de su perfil.
🔍 Busca contactos en pocos segundos
Cuando una base de datos comienza a crecer, buscar manualmente a una persona puede tomar demasiado tiempo.
Para encontrar un contacto rápidamente, regresa a la lista general y utiliza la barra de búsqueda.
Puedes localizarlo utilizando datos como:
Nombre.
Correo electrónico.
Número de teléfono.
Por ejemplo, puedes escribir:
Carlos Martínez
La plataforma mostrará los resultados relacionados con la información ingresada.
Después, selecciona el contacto correspondiente para ingresar nuevamente a su perfil.
Esta función es especialmente útil cuando administras una gran cantidad de prospectos o clientes y necesitas consultar información específica sin revisar manualmente toda la base de datos.
🏷️ Organiza tus contactos mediante etiquetas
Las etiquetas permiten clasificar a cada contacto de acuerdo con su estado, procedencia, interés o etapa dentro del proceso comercial.
Puedes utilizar etiquetas como:
Prospecto nuevo.
Cliente activo.
Interesado.
Seguimiento pendiente.
Interesado en un servicio.
Campaña de Facebook.
Para asignar una etiqueta, ingresa al perfil del contacto y busca el apartado correspondiente.
En este ejemplo, puedes asignar la etiqueta:
Prospecto nuevo
También puedes agregar una segunda etiqueta para identificar que el contacto necesita una acción adicional:
Seguimiento pendiente
Un mismo contacto puede tener más de una etiqueta cuando sea necesario.
Por ejemplo, Carlos Martínez podría estar identificado como:
✅ Prospecto nuevo.
✅ Interesado.
✅ Seguimiento pendiente.
Esto permite comprender rápidamente su situación y saber qué acción debe realizar el equipo.
📌 Mantén una estructura clara de etiquetas
Las etiquetas deben utilizar nombres fáciles de comprender y seguir una estructura definida por el equipo.
Evita crear etiquetas duplicadas o utilizar diferentes nombres para una misma clasificación.
Por ejemplo, no es recomendable crear al mismo tiempo etiquetas como:
Prospecto nuevo.
Nuevo prospecto.
Prospecto reciente.
Aunque los nombres parecen diferentes, podrían estar representando la misma categoría.
Utilizar una estructura clara permitirá mantener una base de datos ordenada y evitar confusiones entre los integrantes del equipo.
💡 Antes de crear una nueva etiqueta, verifica si ya existe una clasificación que cumpla la misma función.
🔎 Filtra contactos utilizando etiquetas
Después de asignar las etiquetas, puedes utilizarlas como filtros dentro del apartado de Contactos.
Esto permite visualizar únicamente a las personas que pertenecen a una categoría determinada.
Por ejemplo, puedes filtrar la base de datos para mostrar solamente:
Prospectos nuevos.
Contactos interesados.
Clientes activos.
Personas con seguimiento pendiente.
Contactos provenientes de una campaña específica.
De esta manera, podrás identificar grupos de contactos y realizar acciones de seguimiento mucho más específicas.
Por ejemplo, al aplicar el filtro Seguimiento pendiente, el equipo podrá visualizar rápidamente qué personas necesitan una nueva llamada, mensaje o revisión comercial.
🤖 Consulta contactos con Ask AI Assistant
Además de utilizar la búsqueda manual, también puedes apoyarte en Ask AI Assistant para localizar y consultar información.
Para comenzar, selecciona el botón de Ask AI Assistant, ubicado en la parte superior derecha de la plataforma.
Dentro del asistente puedes escribir instrucciones utilizando lenguaje natural.
Por ejemplo:
Busca al contacto Carlos Martínez y muéstrame la información que tiene registrada.
Ask AI Assistant realizará la búsqueda dentro de tu cuenta y te mostrará los datos disponibles del contacto.
Esta función puede ayudarte a consultar información sin tener que navegar manualmente por diferentes apartados de la plataforma.
✅ Valida si un perfil tiene información completa
Ask AI Assistant también puede ayudarte a revisar si un contacto tiene registrados los datos necesarios.
Puedes escribir una solicitud como:
Revisa si el contacto Juan Perez tiene nombre, número de teléfono, correo electrónico y etiquetas registradas.
El asistente analizará la información disponible y te indicará cuáles datos se encuentran registrados y cuáles podrían estar pendientes.
También puedes utilizar una consulta alternativa:
Busca los datos disponibles del contacto Carlos Martínez e indícame qué información falta completar en su perfil.
Esto puede ayudarte a detectar perfiles incompletos sin revisar manualmente cada campo.
Por ejemplo, Ask AI Assistant podría indicarte si el contacto tiene:
✅ Nombre registrado.
✅ Número telefónico registrado.
✅ Correo electrónico registrado.
✅ Etiquetas asignadas.
❌ Algún dato pendiente de completar.
💬 Escribe instrucciones claras y específicas
Para obtener mejores resultados con Ask AI Assistant, es importante escribir instrucciones precisas.
Incluye información como:
Nombre del contacto.
Datos que deseas consultar.
Información que necesitas validar.
Acción específica que esperas del asistente.
En lugar de escribir:
Busca un contacto.
Puedes utilizar una instrucción más completa:
Busca al contacto Carlos Martínez y muéstrame su nombre, teléfono, correo electrónico y etiquetas.
Ask AI Assistant trabaja con la información registrada dentro de la plataforma y según los permisos disponibles en tu cuenta.
Cuando se trate de una acción sensible o de una instrucción que pueda producir algún cambio, el asistente puede solicitar tu confirmación antes de continuar.
📌 Revisa siempre la información mostrada antes de realizar acciones que puedan modificar los datos de un contacto.
🧹 Evita contactos duplicados
Antes de crear un nuevo contacto, es recomendable buscar primero su número de teléfono o correo electrónico.
Esto te permitirá comprobar si la persona ya se encuentra registrada dentro de la plataforma.
Crear contactos duplicados puede generar problemas como:
Información dividida entre diferentes perfiles.
Etiquetas distintas para una misma persona.
Conversaciones separadas.
Seguimientos repetidos.
Dificultad para identificar el perfil correcto.
Antes de agregar un nuevo registro, realiza una búsqueda utilizando:
✅ Número de teléfono.
✅ Correo electrónico.
✅ Nombre completo.
Si el contacto ya existe, actualiza su perfil en lugar de crear uno nuevo.
✏️ Mantén actualizada la información
Los datos de los contactos pueden cambiar con el tiempo.
Por esta razón, es importante revisar y actualizar sus perfiles cuando recibas nueva información.
Verifica periódicamente:
Nombre y apellido.
Número telefónico.
Indicativo del país.
Correo electrónico.
Empresa.
Fuente del contacto.
Campos personalizados.
Etiquetas asignadas.
También es recomendable actualizar las etiquetas cuando el contacto avance dentro del proceso comercial.
Por ejemplo, una persona podría comenzar con la etiqueta:
Prospecto nuevo
Después podría cambiar a:
Interesado
Y finalmente convertirse en:
Cliente activo
Mantener esta información actualizada ayudará al equipo a comprender correctamente el estado de cada contacto.
📋 Recomendaciones para organizar tu base de datos
Para mantener una base de contactos clara y confiable, aplica las siguientes recomendaciones:
✅ Busca el contacto antes de crear un nuevo perfil.
✅ Evita registros duplicados.
✅ Verifica el número de teléfono y su indicativo.
✅ Revisa que el correo electrónico esté correctamente escrito.
✅ Utiliza etiquetas claras y fáciles de comprender.
✅ Evita crear etiquetas duplicadas.
✅ Actualiza los perfiles cuando recibas nueva información.
✅ Utiliza Ask AI Assistant para buscar y validar datos.
Estas prácticas te ayudarán a reducir errores y mejorar la gestión de tus prospectos y clientes.
🚀 Más organización, mejores seguimientos y mayor eficiencia
Como pudimos observar, Zolutium permite gestionar los contactos de una forma rápida y sencilla.
Desde el apartado de Contactos puedes:
✅ Crear perfiles completos.
✅ Registrar información importante.
✅ Buscar personas mediante su nombre, correo o teléfono.
✅ Clasificar contactos utilizando etiquetas.
✅ Filtrar la base de datos por categorías.
✅ Consultar información con Ask AI Assistant.
✅ Identificar datos pendientes dentro de un perfil.
Mantener una base de datos organizada te permitirá ahorrar tiempo, reducir registros duplicados y realizar seguimientos comerciales más eficientes.
Con Zolutium y Ask AI Assistant, puedes localizar la información que necesitas en pocos segundos y aprovechar mejor las herramientas disponibles dentro de la plataforma. 📇🤖⚡